Как быть с незавершенными задачами. Научный взгляд и практические шаги

Только открыл ноутбук — и уже устал

Казалось бы, наконец появилось время на то самое важное и несрочное, но где-то на периферии сознания эхом раздается: «Клиент ждет ответа… Сначала надо согласовать бюджет… И не забыть отписаться по офферу… Стоп, во сколько у меня встреча?.. Так, календарь: между встречами всего 15 минут… Ладно, успею пока ответить юристам... Кто бы мне еще почту почистил — всего-то 4 327 непрочитанных… алло? да, я помню, мам…»

Еще первый кофе не остыл, а ощущение, будто вагоны разгружал. И кажется, сто́ит хоть на день остановиться — все тут же рухнет.

Вам тоже знакома такая «магия утра»?

За последние 100 лет психологи и нейробиологи довольно хорошо разобрались, почему мозг порой напоминает браузер с десятками открытых вкладок.

Заглянем в лабораторию Блюмы Зейгарник. Конец 1920-х годов. Там испытуемые сосредоточенно решают задачи. Некоторых участников неожиданно исследовательница прерывает, остальные продолжают. После эксперимента участников просят вспомнить задания — и удивительно, что именно прерванные задачи помнили значительно лучше завершенных. Так Зейгарник показала: пока задача не завершена, мозг продолжает удерживать ее в активном состоянии (Zeigarnik, 1927).

Что происходит, когда незавершенных дел становится много?

В 2011 году исследователи под руководством Эйтама просили участников запомнить действия, которые нужно будет выполнить позже. Затем им предлагали пройти тесты на внимание. Выяснилось: чем больше незавершенных намерений удерживали испытуемые, тем медленнее они реагировали и тем чаще ошибались. При этом сами задания были простыми — когнитивные ресурсы расходовались именно на удержание незавершенных дел. То есть чем больше открытых задач остается в голове, тем сильнее они нагружают рабочую память. Авторы описывают этот эффект как unfinished task load — «нагрузка незавершенными задачами» (Eitam et al., 2011).

А что там с пресловутым переключением контекста?

Обычный рабочий день. Профессор Глория Марк вместе с коллегами несколько дней наблюдала за работой офисных сотрудников, фиксируя буквально с секундомерами каждое их переключение между задачами. И что они увидели? В среднем человек переключался на другую задачу каждые три минуты. А на возвращение к исходной уходило около двадцати трех минут. 3 минуты работы — 23 на восстановление. Сколько часов в неделю сгорает на одних переключениях? (Mark, G., et al., CHI 2008)

К счастью, природа предусмотрела и другой сценарий.

В 2020 году группа Риско и Данна провела эксперимент, где участникам нужно было запоминать последовательности букв. Одним разрешили записывать их на бумаге, другим — нет. Те, кто мог выгружать информацию во внешний носитель, справлялись заметно лучше, особенно когда задача становилась сложнее. Вывод: когда информация вынесена из головы во внешний носитель, рабочая память освобождает ресурсы для текущей работы (Risko & Dunn, 2020).

Итак, с наукой разобрались. Голова тратит силы на хранение незавершенных задач, а выгрузка помогает освободить рабочую память.

Посмотрим, как превратить это понимание в план действий. Ниже алгоритм, который поможет навести порядок в задачах и постепенно собрать удобную систему для работы с ними. Он не претендует на звание универсальной методики, хотя при подготовке статьи мы опирались на разные подходы. Скорее, это практичная основа, которую вы сможете развивать так, как удобно именно вам.

Начнем.

Перенесите во внешний носитель все, что занимает ваши мысли. Используйте любой инструмент, который вам привычен и удобен:

• блокнот, Word или Excel;
• первая колонка канбан-доски;
• майнд-мэп, если любите ветвить;
• диктофон, если мысли приходят на ходу;
• любите бумагу — отлично, только позже перенесите записи в цифровой вид для дальнейшей работы.

Записывайте вообще все подряд. Рабочие задачи. Личные дела. Идеи. Планы. Обещания. Мысли вроде «надо не забыть» — все, что регулярно всплывает в голове и нагружает рабочую память.

Как результат, перед вами окажется список или текстовый массив всего, что раньше занимало место в голове. Мозг больше не работает хранилищем.

У кого-то после первого шага будет список из сотен пунктов, у кого-то простыня поменьше — и то и другое хорошо. Вы просто впервые увидели их все одновременно. Даже если это сравнимо с кучей пазлов из разных наборов 🤭. Главное, что мысли покинули голову и оказались во внешней системе.

Самое время уменьшить энтропию, будем искоренять хаос.

Каждый элемент выгрузки бегло просматривайте и распределяйте по категориям. По ходу сортировки уточняйте формулировки, из которых непонятно, что именно нужно сделать. Например, «юристы» лучше превратить в «ответить юристам». Или «отчет» — в «подготовить отчет по продажам за март». Так вы не просто группируете, а делаете каждую запись готовой к действию.

Предлагаем универсальную структуру, но вы можете придумать свои категории:

• Календарь → все, что привязано к дате или времени. Встречи, созвоны, дедлайны, события. Все, что требует присутствия в определенный час, сразу отправляется в календарь, где ему место.

• Делегировать → задачи, которые кто-то другой может сделать лучше или хотя бы не хуже вас. Отметьте их и зафиксируйте, кому вы их передадите. Вы не обязаны делать все сами.

• Проекты → все, что требует больше одного шага. Запуски, внедрения, крупные инициативы. Позже разобьете на конкретные дела.

• Задачи и дела → конкретные шаги, которые можно сделать за один раз. Позвонить, написать, подготовить, согласовать.

• Коммуникации → все, что связано с людьми. Встречи, звонки, переписки, ожидание ответа.

• Финансы и документы → счета, договоры, отчеты, бюджеты, налоги.

• Личное → здоровье, семья, быт, хобби, спорт.

• Идеи и планы → то, что пока не привязано к действиям, но хочется сохранить и вернуться позже.

• Обучение и развитие → книги, статьи, курсы, документация, технологии и навыки, которые хочется изучить.

Кому привычнее мыслить областями ответственности, можно использовать контексты: сотрудники, клиенты, продукт, финансы, личные дела. Главное — действуйте грубыми мазками, без излишней детализации и рефлексии.

Результат. Мы получили несколько понятных списков, с которыми можно работать дальше. Задачи превратились из бесформенной кучи в осмысленные группы. Каждая теперь имеет четкую формулировку и свое место. Дальше — выбор приоритетов.

На самом деле, вы сделали самое сложное! Выгрузили все, что накопилось в голове. Разложили по категориям. Превратили мысли в задачи. Главная цель уже достигнута — мозгу больше не нужно держать все в фоновом режиме.

Что делать дальше?

Здесь нет единственно верного сценария. Кто-то работает по GTD, кто-то использует матрицу Эйзенхауэра, кто-то со временем выстраивает собственную гибридную систему. Мы не будем подробно разбирать все подходы — это тема для отдельных материалов.

Вместо этого предлагаем практичный алгоритм, который поможет превратить ваши списки в удобную рабочую систему.

Примените правило 2-х минут

Если задача занимает меньше двух минут, выполните ее сразу. Ответить на письмо, переслать документ, согласовать правку или отправить реквизиты обычно быстрее, чем снова возвращаться к этой записи позже. Пусть эта задача уйдет из мыслей и записей.

Перенесите в календарь

Если выполнение задачи привязано к конкретной дате или времени, перенесите ее в календарь. Встречи, созвоны, визиты, дедлайны и другие события с фиксированным временем лучше планировать именно там.

Делегируйте

Если задачу может выполнить другой человек, передайте ее сразу. Сразу запишите, кому поручили задачу, и отметьте дату, когда стоит уточнить результат. После этого задача переходит в список «Ожидаю» и перестает занимать место среди текущих дел.

Декомпозируйте проекты и крупные задачи

Как слона едят по кусочкам, так и большие задачи проще выполнять небольшими шагами. Разделите их на более мелкие действия и выделите первое, с которого начнется работа. Чем меньше неопределенности в первом шаге, тем легче начать.

Расставьте приоритеты

К этому моменту часть задач уже выполнена, часть оказалась в календаре, часть получила исполнителя. Можно сосредоточиться на том, что действительно требует вашего внимания.

Один из самых известных инструментов для расстановки приоритетов — матрица Эйзенхауэра. Она помогает оценить задачи по двум осям: важность и срочность, чтобы затем определить порядок работы с ними.

Если вам ближе другие подходы, попробуйте ABC-анализ, принцип Парето или любую другую методику. Главное — пользоваться одной системой последовательно, а не менять ее каждую неделю.

Откажитесь от лишнего

После расстановки приоритетов некоторые задачи уже не покажутся такими важными.

Иногда запись появляется «на всякий случай». Иногда меняются цели. Иногда задача неделями переходит из одного списка в другой, так и не становясь по-настоящему актуальной.

Если задача больше не помогает двигаться к вашим целям, перенесите ее в список «Когда-нибудь» или удалите совсем. Чем короче рабочий список, тем легче принимать решения.

Выберите задачи на сегодня

Из задач с высоким приоритетом выберите 2-3, которые хотите завершить сегодня. Если среди них есть важная задача, которую вы постоянно откладываете, начните именно с нее. Вы явно слышали о подходе «Съесть лягушку». После первого выполненного дела обычно становится гораздо проще сохранять темп и переходить к следующим задачам.

Поддерживайте систему

Регулярно делайте выгрузку задач из головы и обновляйте список.

И однажды утром вы откроете ноутбук, спокойно сделаете первый глоток кофе и наконец почувствуете его аромат и вкус. Затем откроете список задач и начнете работу с той, которую выбрали сами. Если в этот момент появится новая задача, она больше не нарушит порядок. Вы просто найдете для нее место в системе и спокойно продолжите работу.

Пока мы писали эту статью, нам постоянно хотелось привести примеры из taskITnow. Но мы сознательно этого не делали. Нам было важнее показать сам подход, а не рекламировать инструмент.

И все же в конце не можем не поделиться одной мыслью.

Выстроить собственную систему работы с задачами непросто. У каждого свои проекты, свои процессы, свои привычки. Каждый день появляются новые задачи, десятки микрорешений и повторяющихся действий. Со временем становится понятно: самое ценное — не очередная вау-методика, а система, которая помогает этой методике не развалиться через неделю, в которой удобно работать каждый день.

Именно поэтому мы когда-то начали создавать taskITnow. Сначала для себя и своей команды, позже для других команд. Мы старались сделать так, чтобы человек думал о работе, а не о том, где искать нужную функцию, куда перенести задачу или почему надо сто раз кликнуть мышкой в рутинных задачах. Это принцип, которого мы придерживаемся в каждом новом релизе.

Если решите попробовать taskITnow, большинство идей из этой статьи уже реализованы внутри системы. Останется только подобрать тот сценарий работы, который подходит именно вам.

• Любая идея и задача найдет свое место. Документ (аналог Confluence), чек-лист, холст задач, Kanban-доска или Scrum-бэклог — выбирайте любой удобный способ зафиксировать мысль. Все эти режимы синхронизированы между собой, поэтому начать можно в одном месте, а продолжить работу — в другом.

• Развивайте идеи в проекты. Когда мыслей становится больше, они превращаются в проекты. Декомпозируйте их на холсте, связывайте задачи между собой, планируйте сроки в календаре, работайте с досками, таблицами, диаграммой Ганта и другими представлениями. Все это одна экосистема, а не набор разрозненных сервисов.

• Доверьте системе рутину. Повторяющиеся действия быстро начинают съедать время. Шаблоны документов, чек-листов, задач и проектов помогают запускать работу за минуты. Автоматизация берет на себя типовые операции, а WIP-лимиты, аналитика, метрики и контроль зависших задач помогают поддерживать порядок без постоянного ручного контроля.

• Масштабируйте процессы. Пока задач немного, достаточно таск-трекера. Но по мере роста компании появляются согласования, маршруты, регламенты, автоматические проверки и другие повторяющиеся процессы. Для этого в taskITnow есть полноценная BPM-платформа, которая помогает автоматизировать работу уже не отдельных сотрудников, а целых подразделений и бизнес-процессов.

Попробуйте собрать свою систему работы в taskITnow. А если захотите разобраться, как лучше организовать процессы именно в вашей компании, закажите персональное демо.