Что такое BPM: простое объяснение управления бизнес-процессами

BPM (Business Process Management) представляет собой управленческую концепцию, ориентированную на системное моделирование, исполнение, мониторинг, анализ и непрерывное совершенствование бизнес-процессов организации с целью повышения их эффективности, прозрачности и управляемости.

В переводе с управленческого на человеческий язык: любую работу в компании можно представить как последовательность повторяющихся действий. Если эти действия описать, сделать понятными, измеримыми и управляемыми, процессы можно постоянно улучшать. Именно в этом заключается идея BPM.

Представьте обычный заказ клиента. Для менеджера это заявка, которую нужно принять и передать дальше. Для юриста — договор на согласование. Для производства — новый заказ в плане. Для логиста — будущая отгрузка. Каждый видит свою задачу, хотя все они участвуют в одном процессе, у которого есть начало, последовательность действий и конкретный результат.

Именно с такого взгляда на работу и начинается процессное управление. Для начала разберемся, что вообще называют бизнес-процессом.

Бизнес-процесс — это последовательность связанных действий, которая превращает исходный запрос или событие в результат, имеющий ценность для клиента или самой компании. Каждый процесс начинается с события (например, поступил заказ, пришла заявка от сотрудника или возникла проблема у клиента), проходит через ряд взаимосвязанных действий и завершается конкретным результатом. По ходу процесса люди принимают решения, передают информацию, согласовывают документы и выполняют другие необходимые действия.

Отдельное действие не равно бизнес-процессу

«Выдать сотруднику ноутбук» — задача. «Принять сотрудника на работу и подготовить его к первому рабочему дню» — бизнес-процесс. Выдача ноутбука в нем — лишь один из этапов. Процесс объединяет связанные действия, которые вместе приводят к определенному результату.

Пример: прием нового сотрудника

Событие-триггер. Руководитель принял решение нанять человека и отправил заявку в HR. Дальше по цепочке: HR готовит предложение → согласовывает условия с кандидатом → запускает оформление документов → бухгалтерия заводит нового сотрудника в системе → IT выдает доступы → отдел безопасности оформляет пропуск.

Результат. Сотрудник вышел на работу и может приступать к своим обязанностям. Все этапы связаны между собой, каждый следующий начинается после завершения предыдущего.

Какие бывают бизнес-процессы

Основные процессы непосредственно создают ценность для внешнего клиента и связаны с основным результатом деятельности организации (разработка продукта, производство, продажи, доставка).

Поддерживающие процессы обеспечивают работу основных: бухгалтерия, закупки, IT, HR.

Управленческие процессы связаны с постановкой целей, стратегией, планированием и контролем.

Наш пример с наймом — поддерживающий процесс. Он не создает прибыль напрямую, но без него компания не сможет работать и развиваться.

Обратите внимание, в нашем примере с наймом участвуют разные подразделения — HR, бухгалтерия, IT и служба безопасности. Каждый отвечает за свой участок работы, но все они работают над одним результатом. Такой путь от события до конечного результата, проходящий через несколько подразделений, называют сквозным процессом (end-to-end process).

Бизнес-процессы существуют независимо от того, описаны они или нет. При этом организационная структура и бизнес-процессы показывают одну и ту же работу с разных сторон.

По вертикали компания разделена на подразделения. HR занимается персоналом, IT отвечает за информационные системы, бухгалтерия ведет учет. Так распределяются функции и ответственность.

По горизонтали через эти подразделения проходят бизнес-процессы. В нашем примере процесс найма объединяет руководителя, HR, бухгалтерию, IT и службу безопасности в единую цепочку — от заявки до момента, когда новый сотрудник готов приступить к работе. Такой взгляд позволяет увидеть весь процесс целиком, а не работу отдельных подразделений.

Именно здесь начинается процессное управление. Компания описывает процесс целиком, определяет ответственность, следит за сроками и результатом, измеряет показатели и последовательно его улучшает.

Мы разобрались, что такое бизнес-процесс и чем процессное управление отличается от выполнения отдельных задач. Теперь посмотрим, как устроен BPM на практике.

Увидеть процесс целиком — только начало. Чтобы им управлять, нужно понимать, как он работает сейчас, где теряет время и ресурсы, каким должен стать и что изменилось после вмешательства. Процесс нельзя однажды удачно перестроить и считать работу законченной. Меняются объемы, технологии, требования клиентов и сама компания. Вслед за ними приходится менять и процессы.

Поэтому в BPM закрепился взгляд на управление процессом как на повторяющийся цикл. Эта логика близка более широкой управленческой традиции непрерывного совершенствования, в том числе циклу PDCA Деминга: процесс изучают, меняют, проверяют результат и совершенствуют снова.

Этот повторяющийся путь называют жизненным циклом бизнес-процесса (business process lifecycle) — процесс проходит последовательные стадии от выявления и описания текущего состояния до внедрения изменений, мониторинга результатов и следующего цикла улучшений. В профессиональной литературе встречаются разные модели жизненного цикла, поэтому количество и названия стадий могут различаться, но общая логика сохраняется:

выявить → проанализировать → перепроектировать → внедрить → измерить → улучшить снова

В реальности все это выглядит гораздо менее академично.

Вернемся к процессу приема нового сотрудника. Допустим, компания рассчитывает провести его за неделю, но фактически от заявки руководителя до полной готовности сотрудника проходит две. Более того, первые три дня после выхода человек не может войти в рабочую систему.

As-Is: как процесс работает сейчас

Управление начинается с фиксации текущего состояния процесса. Как сегодня выглядит путь от заявки до выхода сотрудника, какие этапы он проходит, кто в них участвует и сколько времени они занимают. Это состояние называют As-Is — «как есть».

Затем компания анализирует этот путь. Выясняется, что заявка в IT создается только после полного оформления сотрудника, хотя подготовить учетную запись и оборудование можно заранее, а активировать доступы уже в день выхода. Вот оно, узкое место (bottleneck). Общее время от заявки до готовности сотрудника — две недели, это cycle time процесса.

To-Be: как процесс должен работать

Анализ показывает и возможное решение. Например, подготовку доступа и его активацию можно разделить: учетную запись создать заранее, а доступы активировать в день выхода сотрудника. Так появляется целевое состояние процесса — To-Be, «как должно быть».

Внедрение

Следующий шаг — спроектировать новый процесс и перенести изменения в реальную работу. IT настраивает систему, HR меняет порядок действий, бухгалтерия получает новый регламент.

Измерение и новый цикл

Казалось бы, процесс исправили. Но BPM требует проверить, действительно ли изменение сработало. Новый сотрудник вышел на работу за пять дней вместо двух недель. Доступы выданы вовремя. Цель достигнута. Но, возможно, где-то возникла новая задержка, которую не заметили на этапе проектирования. Или выяснилось, что изменение процесса создало нагрузку на IT. Тогда цикл повторяется: анализируем новую проблему, перепроектируем, внедряем снова.

Кто отвечает за процесс целиком

У этого цикла должен быть ответственный. Особенно если процесс пересекает несколько подразделений. Руководители отвечают за свои участки, а кто отвечает за результат целиком?

В BPM эту роль выполняет владелец процесса (process owner) — человек, который отвечает за весь сквозной процесс от начала до конца. Он не обязательно управляет людьми в этом процессе (они могут подчиняться своим функциональным руководителям), но именно он отвечает за результат: за скорость, качество, надежность процесса и за его улучшение. Владелец процесса определяет его цели, контролирует показатели, принимает решения об изменениях и разрешает конфликты на стыках между подразделениями.

Процесс можно описать словами, таблицей или обычной блок-схемой. Но чем он сложнее и чем больше людей в нем участвует, тем важнее, чтобы все одинаково понимали его устройство. Для этого процессы моделируют, а одним из главных языков такого моделирования стал BPMN.

Нарисовать процесс можно и обычной блок-схемой. Для небольшой команды этого иногда достаточно. Но по мере усложнения процесса условных прямоугольников и стрелок уже маловато — нужно однозначно показать, где процесс начинается и заканчивается, кто выполняет действие, где появляется развилка, какие шаги идут параллельно и как передается информация между участниками.

Чтобы такие схемы читались одинаково, используют нотации — системы общих правил и обозначений для моделирования процессов. Одним из главных стандартов стала BPMN (Business Process Model and Notation).

BPMN разработан как язык, одинаково понятный и бизнесу, и IT. По определению OMG (Object Management Group), консорциума, поддерживающего стандарт, BPMN предоставляет нотацию, интуитивно понятную бизнес-пользователям, но при этом достаточно выразительную для моделирования сложных процессов, чтобы технические специалисты могли использовать ее для настройки систем.

Из чего состоит схема BPMN

На схеме выше можно увидеть несколько основных элементов BPMN. Круг обозначает событие: с него процесс начинается или заканчивается. Прямоугольник с закругленными углами — действие, которое нужно выполнить. Стрелки показывают последовательность шагов. Ромб обозначает точку принятия решения: в зависимости от условия процесс может пойти по разным веткам. Горизонтальные дорожки помогают увидеть, какое подразделение отвечает за каждый этап процесса.

Важно понимать: BPMN — это не BPM, а один из инструментов моделирования процессов. Нотация позволяет зафиксировать устройство процесса, обсуждать его и передавать между участниками в понятной форме.

Сама схема при этом ничего не исполняет — она лишь описывает, как должен работать процесс.

Чтобы эту логику перенести в цифровую среду, автоматически передавать задачи между участниками, контролировать выполнение и собирать данные о ходе процесса, используют BPMS (Business Process Management Suite/System).

О том, как работают BPMS и чем они отличаются от других корпоративных систем, поговорим в следующем разделе.

BPMN позволяет описать логику процесса, но между моделью и реальной работой есть следующий шаг: эту логику можно превратить в исполняемый цифровой процесс. Для этого используют BPMS (Business Process Management Suite/System) — программные платформы для автоматизации, исполнения и контроля бизнес-процессов.

Если BPMN отвечает на вопрос «как устроен процесс?», то BPMS помогает ответить на другой: «как организовать его выполнение?»

Но между бизнес-процессом целиком и отдельными задачами внутри него есть еще одно понятие — workflow, или рабочий поток, — так называют последовательность, по которой работа проходит через шаги и исполнителей: что происходит дальше, кому передается задача и какое условие определяет следующий шаг.

Бизнес-процесс шире workflow. Бизнес-процесс описывает путь от события до конечного результата, а также цели, ответственность, показатели и улучшение процесса. Workflow показывает, как работа проходит между отдельными шагами и исполнителями. Например, прием сотрудника от заявки руководителя до выхода на работу — это бизнес-процесс. А маршрут задачи внутри него — «HR подготовил документы → IT создал учетную запись → служба безопасности оформила пропуск» — это workflow.

Допустим, запущен процесс приема сотрудника. BPMS может автоматически создать задачи для HR и IT, направить их нужным исполнителям, проверить заданные условия, проконтролировать сроки и перевести процесс на следующий этап. Если часть действий не требует участия человека, система может выполнить их автоматически, например, передать данные в другую информационную систему или запустить интеграционный сценарий.

В результате участникам уже не приходится вручную передавать работу по цепочке и каждый раз выяснять, что должно произойти дальше. Логику движения работы описывает workflow, а BPMS предоставляет среду, в которой этот поток исполняется, контролируется и измеряется.

BPMS не только исполняет, но и измеряет

Каждый запущенный процесс оставляет данные: когда он начался, сколько заняли отдельные этапы, где возникло ожидание, какие сроки были нарушены. Здесь BPMS напрямую связывается с жизненным циклом BPM из второго раздела. Чтобы улучшать процесс, нужны данные о том, как он работает в реальности, а не только его схема.

BPMS также может связывать один процесс с другими корпоративными системами: ERP, CRM, СЭД, кадровыми решениями. Например, при найме сотрудника система может передать необходимые данные в систему кадрового учета, инициировать создание учетной записи или запустить связанные процессы. Так автоматизация охватывает не отдельную задачу, а движение работы между людьми и информационными системами.

💡 Чтобы не запутаться в терминах

BPM — управленческая дисциплина: как выявлять, анализировать, измерять и улучшать бизнес-процессы.

Бизнес-процесс — путь от события или запроса до значимого для бизнеса результата.

Workflow — последовательность движения конкретной работы между шагами и исполнителями.

BPMN — нотация для моделирования процессов.

BPMS — программная среда для исполнения, автоматизации, контроля и анализа процессов.

Task manager — система прежде всего для управления задачами и работой команды.

ERP — система управления ресурсами и ключевыми операционными данными компании.

CRM — система управления взаимодействием с клиентами, продажами и сервисом.

Границы современных систем могут пересекаться. ERP содержит workflow-механизмы, CRM автоматизирует процессы продаж, task manager помогает организовать работу команды, а BPMS работает с задачами, документами и сквозными бизнес-процессами. Поэтому различать такие системы полезнее по тому, для какой задачи и вокруг какого объекта они изначально построены.

AI-агенты в бизнес-процессах

Автоматизация процессов продолжает развиваться. В 2025–2026 годах в профессиональной среде все чаще обсуждают Agentic BPM — подход, при котором участниками бизнес-процесса наряду с людьми и информационными системами становятся AI-агенты. Они могут анализировать данные, выполнять отдельные действия и в заданных границах выбирать дальнейший ход процесса.

Для BPM здесь меняется прежде всего состав исполнителей. Часть работы может выполнять человек, часть — обычная информационная система, часть — AI-агент. Это открывает новые возможности для автоматизации процессов: решения принимаются быстрее, часть интеллектуальных операций выполняется без участия человека, а процессы становятся более адаптивными.

Мы начали с отдельного бизнес-процесса — увидели, чем он отличается от задачи, какие процессы бывают и как один процесс может проходить через несколько подразделений. Затем разобрали, как BPM превращает процесс в объект управления: помогает увидеть его реальное состояние, найти узкие места, спроектировать изменения, измерить результат и постоянно совершенствовать процесс. Познакомились с BPMN — языком описания процессов, workflow, который задает движение работы, и BPMS — платформами для автоматизации и контроля выполнения процессов.

Итак, нужен ли BPM вашей компании? Вот ряд признаков, по которым это можно определить.

Работа регулярно застревает на стыках между подразделениями. Каждый отдел выполняет свою часть, а при передаче работы возникают задержки, теряется информация и сдвигаются сроки.

Одна и та же операция каждый раз проходит по-разному. Согласование договора, обработка заявки или прием сотрудника зависят от конкретного исполнителя, поэтому сроки и результат трудно предсказать.

Статус заявки приходится выяснять у коллег. Чтобы понять, на каком этапе находится работа, сотрудники звонят друг другу, ищут письма и переписки.

Рост компании увеличивает объем координации. Все больше времени уходит на напоминания, уточнения и ручную передачу информации между подразделениями.

Соблюдение сроков и регламентов требует постоянного контроля. Проверки занимают много времени, потому что данные находятся в разных системах и документах.

Одни и те же данные вводятся несколько раз. Информация переносится из письма в CRM, затем в учетную систему и дальше в отчеты. Каждый такой перенос увеличивает вероятность ошибки.

Каждую из этих проблем можно решать отдельно: менять регламенты, дорабатывать CRM, использовать task-менеджер или автоматизировать отдельные операции. О BPM стоит задуматься, когда проблема связана уже не с отдельной задачей, а с процессом целиком — как работа проходит путь от начала до результата, где возникают задержки, как распределяется ответственность и за счет чего можно повысить эффективность.

Российский контекст. При выборе BPMS сегодня важно учитывать не только функциональность, но и возможность интеграции с российским IT-ландшафтом, требования информационной безопасности и варианты развертывания. Для многих организаций принципиальна поддержка On-Premise, когда система и данные остаются внутри корпоративной инфраструктуры.

Если вы выбираете BPM-платформу, модернизируете существующую систему или планируете переход с Jira и других решений, запросите демонстрацию у нашей команды. Мы покажем возможности платформы, разберем ваши процессы и обсудим варианты внедрения и миграции.

Запросить демонстрацию BPM-платформы